La scelta dell'agenda è un momento importante per dare il giusto ritmo all'organizzazione delle nostre giornate. Ma come si sceglie un'agenda? A quali fattori dare più importanza e quali invece tralasciare?
- Identifica le tue esigenze
Prima di iniziare a cercare un’agenda, è importante identificare le tue esigenze personali. Chiediti quale sarà l’uso principale dell’agenda. La userai principalmente per lavoro, studio o per tracciare gli impegni familiari? Avrai bisogno di spazio extra per annotazioni o elenchi di cose da fare? Sarai in viaggio spesso e vorrai un’agenda compatta da portare con te? Rispondere a queste domande ti aiuterà a limitare le opzioni e trovare l’agenda che meglio si adatta alle tue necessità.
2. Il supporto
Preferisci un’agenda cartacea o digitale? La prima fa per te se vuoi una massima personalizzazione, ti piace scarabocchiare e sai di poterla portare sempre con te. L’agenda digitale invece è generalmente più ordinata, non devi scegliere a priori la visualizzazione ma sopratutto puoi condividerla con altre persone. Qualsiasi supporto tu scelga, ricordati che la regola aurea è: un supporto solo! Non annotare le attività sia in cartaceo (magari sui post-it!) sia in digitale, perchè il rischio di perdere di vista gli impegni è altissimo.
3. La visualizzazione
Mensile, settimanale, giornaliera… come preferisci visulizzare i tuoi impegni? Ogni formato ha i suoi vantaggi e svantaggi, quindi valuta attentamente quale ti conviene di più. Se hai molti appuntamenti ogni giorno e desideri uno spazio dettagliato per ciascuno di essi, un’agenda giornaliera potrebbe essere la scelta migliore. Se, invece, preferisci avere una panoramica settimanale dei tuoi impegni, un’agenda settimanale potrebbe essere più adatta. Infine, se desideri una visione d’insieme del mese, un’agenda mensile sarà la soluzione ideale.
4. Il prezzo
Hai valutato pro e contro, analizzato decine di agende, soppesato le tue necessità e finalmente trovato l’agenda. Poi guardi il prezzo e… “noooo, non esiste!”. Questa è sempre stata la mia reazione di fronte ai prodotti accuratamente selezionati per me: sono sempre più costosi di quanto mi immaginassi.
Tuttavia, vale la pena chiederti: “quanto sono dispost* a spendere per la mia organizzazione?“. Se hai trovato un’agenda meno costosa e simile, ovviamente tutto di guadagnato. Altrimenti, io sono dell’idea che per alcuni prodotti è importante spendere i soldi che meritano. Considera che l’agenda ti accompagnerà tutto l’anno, se scelta bene ti supporterà e ti permetterà di non perdere il controllo dei tuoi impegni.
Quindi: stabilisci un budget e cerca di non discostarti da quello. Se poi trovi l’agenda della vita… probabilmente ne varrà la pena 🙂
5. La gestione
Dopo aver valutato gli aspetti tecnici sopra descritti, una riflessione va dedicata all’utilizzo che farai dell’agenda. A nulla serve l’agenda perfetta se non la consulti mai, o te la dimentichi in giro! Riguarda l’agenda come prima cosa al mattino e ultima alla sera (prima di chiudere con il lavoro). In questo modo avrai sempre sotto controllo gli impegni che ti aspettano e non rischierai di mancare appuntamenti importanti. Crea delle categorie che ti aiutino mentalmente a identificare gli ambiti o le attività. Se hai un’agenda mista (lavoro/vita privata) puoi usare dei colori specifici per ciascun ambito; se usi l’agenda solo per il lavoro potrai suddividere per tipologie di attività (amministrativa, networking, lavoro per clienti etc) oppure ancora per cliente.
6. La mia soluzione
Da quando sono libera professionista (e da amante assoluta del digitale) il metodo che funziona meglio per me è:
- Google Calendar
- Le to-do list su Notion
In questo modo so che ho sempre tutto sotto controllo e accessibile dallo smartphone. Se dovessi però suggerire un’agenda cartacea, penso che la più funzionale sia quella a visualizzazione settimanale, per avere una visione di insieme degli impegni che favorisca la pianificazione ma non sia eccessivamente dispersiva.
In conclusione, scegliere l’agenda giusta è un passo importante per organizzare al meglio la tua vita. Considera le tue esigenze personali, il formato, lo spazio disponibile, la qualità, lo stile e anche l’opzione digitale se lo desideri. Ricorda che l’agenda perfetta è quella che ti fa sentire motivat* e organizzat* ogni giorno. Quindi, prenditi il tempo necessario per fare la scelta giusta e goditi il processo di pianificazione e organizzazione che ti offrirà la tua nuova agenda.
E tu, che agenda usi?
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