Benvenuti! In questo articolo condividerò con voi i miei strumenti preferiti per l'organizzazione. DISCLAIMER: ritengo fondamentale sottolineare che prima di immergersi nei vari strumenti di organizzazione, è cruciale valutare l'approccio e la strategia da adottare per apportare modifiche significative all'organizzazione. Se vi sentite stanchi e affaticati a fine giornata a causa di una gestione inefficace del tempo, non ha senso scaricare la prima app di lista attività che incontrate. È essenziale, piuttosto, analizzare in dettaglio le vostre attività quotidiane, comprenderne i tempi di esecuzione e condurre una valutazione accurata della situazione prima di cercare soluzioni.
Toggl: Il Mio Alleato nella Gestione del Tempo
In termini di gestione del tempo, il mio strumento preferito è senza dubbio Toggl. Ne ho recentemente parlato anche su Instagram. Toggl mi consente di monitorare attentamente quanto tempo dedico a ciascuna attività. L’ho adottato soprattutto quando ho iniziato a gestire più clienti, permettendomi di organizzare la mia settimana in base agli impegni specifici di ciascun cliente.
Un vantaggio notevole è che, prima di iniziare un’attività, devo registrare il tempo impiegato. Questo mi offre una duplice utilità: mi fornisce un input per iniziare l’attività e mi rende più consapevole del tempo che intendo dedicarle.
To-Do List Integrata con Notion: Il Mio Metodo Kanban
Per la gestione delle attività quotidiane, utilizzo una to-do list integrata con Notion. La strutturo seguendo il metodo Kanban, classificando le attività in base al loro stato di avanzamento: da fare, in corso o completate. Questo sistema mi consente di visualizzare chiaramente il progresso delle attività e di spostarle di categoria una volta completate.
In situazioni di particolare confusione o quando ho bisogno di una chiara visione delle mie attività, effettuo un “brain dump” su carta. Questo processo cartaceo consiste nel riportare su carta tutte le attività, i pensieri e le idee che riguardano il mio lavoro, consentendomi di organizzarle in progetti e attività specifiche.
Appunti Veloci con Google Keep
Quando mi vengono idee improvvisamente o ricordo cose da fare mentre sono fuori casa, ricorro a Google Keep. Questa app intuitiva mi serve come base di appoggio per appunti veloci. Una volta a casa, consulto l’app da desktop e organizzo le note in modo leggibile su Notion. Google Keep è molto flessibile: puoi inserirci foto oltre che testi e puoi personalizzare i “post it” con diversi colori, oltre che inserire delle vere e proprie checklist a spunta.
Notion: Il Mio Secondo Cervello per la Gestione
Passando alla gestione dei progetti, vorrei dedicare un focus a Notion. In realtà, lo utilizzo per praticamente tutto. Notion è come un secondo cervello per me, funzionando in qualsiasi contesto e rimanendo sempre a portata di mano, grazie anche all’applicazione sul mio cellulare.
Lo sfrutto come agenda per le cose da fare, come sistema di progetti con cartelle dedicate per ciascun cliente, garantendomi un controllo totale sulle attività per ogni cliente. Inoltre, lo uso per sviluppare idee progettuali e tengo traccia dei miei piani editoriali per YouTube, Instagram e il blog. Notion è diventato essenziale nella mia vita professionale e personale, aiutandomi persino a gestire attività quotidiane (c’è stato un periodo in cui segnavo addirittura ogni quanto e quale pianta dovevo innaffiare…!)
Google Calendar: Organizzare il Tempo in Modo Efficace
Parlando di gestione del tempo, non posso non menzionare Google Calendar. Questo strumento è fondamentale per tenere traccia degli appuntamenti giornalieri e pianificare momenti specifici per particolari lavori. Ad esempio, se so di avere una mattina densa di consulenze e conversazioni, evito di sovraccaricare il pomeriggio con ulteriori impegni, prediligendo invece qualche ora di lettura o riflessione sul mio business. La funzionalità di calendario condiviso con mio marito rende ancora più agevole l’organizzazione familiare.
Archiviazione e Gestione dei Documenti: Locali e Google Drive
Per quanto riguarda l’archiviazione e la gestione dei documenti, preferisco utilizzare le cartelle locali del mio PC e Google Drive. Trovo estremamente comodo avere accesso immediato ai miei file. Inoltre, se devo scannerizzare e inviare un documento, l’app di Google Drive mi permette di catturare l’immagine, convertirla in PDF e salvarla nella cartella appropriata.
Per analisi di bilancio e CRM, Excel rimane la mia scelta principale. Nonostante esistano sistemi più avanzati, trovo che Excel sia ancora la soluzione migliore per la mia attività. La sua capacità di elaborare tabelle e dati rimane insuperata.
Conclusioni: trova ciò che funziona per te (and stick to it!)
Prima di concludere, vorrei sottolineare l’importanza di trovare gli strumenti che meglio si adattano al proprio modo di lavorare. Ognuno di noi ha preferenze e metodologie diverse, quindi è fondamentale sperimentare diverse applicazioni e scegliere quella che massimizza la propria produttività. Tuttavia, una volta trovata la soluzione ideale, è importante mantenerla e non continuare a cambiare strumenti in modo eccessivo, evitando di disperdere le informazioni tra troppe piattaforme diverse.
E con questo, concludo questa panoramica dei miei strumenti preferiti per l’organizzazione. Spero che alcuni di questi possano essere utili anche a voi. Ci vediamo nel prossimo articolo!
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