Agenda: come scegliere quella giusta per te

di con Nessun commento Produttività

La scelta dell'agenda è un momento importante per dare il giusto ritmo all'organizzazione delle nostre giornate. Ma come si sceglie un'agenda? A quali fattori dare più importanza e quali invece tralasciare?

  1. Identifica le tue esigenze

Prima di iniziare a cercare un’agenda, è importante identificare le tue esigenze personali. Chiediti quale sarà l’uso principale dell’agenda. La userai principalmente per lavoro, studio o per tracciare gli impegni familiari? Avrai bisogno di spazio extra per annotazioni o elenchi di cose da fare? Sarai in viaggio spesso e vorrai un’agenda compatta da portare con te? Rispondere a queste domande ti aiuterà a limitare le opzioni e trovare l’agenda che meglio si adatta alle tue necessità.

2. Il supporto

Preferisci un’agenda cartacea o digitale? La prima fa per te se vuoi una massima personalizzazione, ti piace scarabocchiare e sai di poterla portare sempre con te. L’agenda digitale invece è generalmente più ordinata, non devi scegliere a priori la visualizzazione ma sopratutto puoi condividerla con altre persone. Qualsiasi supporto tu scelga, ricordati che la regola aurea è: un supporto solo! Non annotare le attività sia in cartaceo (magari sui post-it!) sia in digitale, perchè il rischio di perdere di vista gli impegni è altissimo.

3. La visualizzazione

Mensile, settimanale, giornaliera… come preferisci visulizzare i tuoi impegni? Ogni formato ha i suoi vantaggi e svantaggi, quindi valuta attentamente quale ti conviene di più. Se hai molti appuntamenti ogni giorno e desideri uno spazio dettagliato per ciascuno di essi, un’agenda giornaliera potrebbe essere la scelta migliore. Se, invece, preferisci avere una panoramica settimanale dei tuoi impegni, un’agenda settimanale potrebbe essere più adatta. Infine, se desideri una visione d’insieme del mese, un’agenda mensile sarà la soluzione ideale.

4. Il prezzo

Hai valutato pro e contro, analizzato decine di agende, soppesato le tue necessità e finalmente trovato l’agenda. Poi guardi il prezzo e… “noooo, non esiste!”. Questa è sempre stata la mia reazione di fronte ai prodotti accuratamente selezionati per me: sono sempre più costosi di quanto mi immaginassi.

Tuttavia, vale la pena chiederti: “quanto sono dispost* a spendere per la mia organizzazione?“. Se hai trovato un’agenda meno costosa e simile, ovviamente tutto di guadagnato. Altrimenti, io sono dell’idea che per alcuni prodotti è importante spendere i soldi che meritano. Considera che l’agenda ti accompagnerà tutto l’anno, se scelta bene ti supporterà e ti permetterà di non perdere il controllo dei tuoi impegni.

Quindi: stabilisci un budget e cerca di non discostarti da quello. Se poi trovi l’agenda della vita… probabilmente ne varrà la pena 🙂

5. La gestione

Dopo aver valutato gli aspetti tecnici sopra descritti, una riflessione va dedicata all’utilizzo che farai dell’agenda. A nulla serve l’agenda perfetta se non la consulti mai, o te la dimentichi in giro! Riguarda l’agenda come prima cosa al mattino e ultima alla sera (prima di chiudere con il lavoro). In questo modo avrai sempre sotto controllo gli impegni che ti aspettano e non rischierai di mancare appuntamenti importanti. Crea delle categorie che ti aiutino mentalmente a identificare gli ambiti o le attività. Se hai un’agenda mista (lavoro/vita privata) puoi usare dei colori specifici per ciascun ambito; se usi l’agenda solo per il lavoro potrai suddividere per tipologie di attività (amministrativa, networking, lavoro per clienti etc) oppure ancora per cliente.

6. La mia soluzione

Da quando sono libera professionista (e da amante assoluta del digitale) il metodo che funziona meglio per me è:

  1. Google Calendar 
  2. Le to-do list su Notion

In questo modo so che ho sempre tutto sotto controllo e accessibile dallo smartphone. Se dovessi però suggerire un’agenda cartacea, penso che la più funzionale sia quella a visualizzazione settimanale, per avere una visione di insieme degli impegni che favorisca la pianificazione ma non sia eccessivamente dispersiva.

In conclusione, scegliere l’agenda giusta è un passo importante per organizzare al meglio la tua vita. Considera le tue esigenze personali, il formato, lo spazio disponibile, la qualità, lo stile e anche l’opzione digitale se lo desideri. Ricorda che l’agenda perfetta è quella che ti fa sentire motivat* e organizzat* ogni giorno. Quindi, prenditi il tempo necessario per fare la scelta giusta e goditi il processo di pianificazione e organizzazione che ti offrirà la tua nuova agenda.

E tu, che agenda usi?

4 buoni motivi per prendersi una pausa (+ uno bonus!)

di con Nessun commento Produttività

Perché è importante prendersi una pausa? L’attuale cultura della produttività spinge a sentirci in colpa quando vogliamo prenderci dei periodi di pausa, come se questo ci rendesse meno produttivi o scansafatiche.

Niente di più sbagliato! Durante i miei percorsi di consulenza specifico sempre che la gestione del proprio tempo non ha come obiettivo principale una maggior produttività, bensì riuscire a trovare dei momenti da dedicare a se stessi e alle cose più importanti, fondamentale per ricaricare le pile. La produttività è solo un diretto beneficio di quei momenti!

Vediamo ora 4 buoni motivi per prendersi una pausa:

1. Ridurre i livelli di stress per tutelare la salute mentale e fisica: Lo stress può avere gravi effetti negativi sul nostro benessere generale. Prendersi una pausa permette di allentare la tensione accumulata, ridurre l’ansia e il nervosismo, e promuovere un senso di calma interiore.  Durante la pausa, se sfruttata bene, si possono abbassare i livelli di cortisolo e si può ripristinare l’equilibrio mentale e fisico, favorendo una migliore salute complessiva.

2. Ridurre l’affaticamento decisionale per riprendere il controllo delle proprie scelte: Prendere decisioni continuamente senza interruzioni può portare alla così detta decision fatigue, cioè quella sensazione di non avere più energie per decidere neanche la più piccola delle cose. Quando siamo stanchi o stressati, diventa più difficile prendere decisioni razionali e ponderate. Una pausa ci consente di allontanarci dalle decisioni imminenti, liberare la mente da sovraccarichi e ritrovare la chiarezza mentale. Al ritorno dalla pausa, saremo più in grado di prendere decisioni più efficaci e consapevoli.

3. Ripristinare la concentrazione per riportare il focus su ciò che conta davvero: La nostra concentrazione può diminuire nel corso della giornata a causa di numerosi fattori, come le distrazioni, lo stress o la fatica mentale. Prendersi una pausa permette di staccare la mente dalle attività in corso e di ripristinare la concentrazione. Durante la pausa, possiamo praticare esercizi di respirazione, fare una passeggiata all’aperto o dedicarci a un’attività che ci piace. Questo ci aiuta a riconnetterci con noi stessi e a ritrovare il focus sulle attività più importanti, migliorando la produttività e la qualità del lavoro svolto.

4. Migliorare la creatività per trovare soluzioni e sviluppare nuove idee: La creatività è un elemento fondamentale per risolvere problemi e innovare. Tuttavia, quando siamo costantemente immersi nelle stesse attività, può essere difficile trovare nuove prospettive o idee originali. Prendersi una pausa ci consente di allontanarci temporaneamente dalle sfide e di stimolare la nostra creatività. Possiamo dedicarci a attività ricreative, come leggere un libro, ascoltare musica o fare un’attività artistica. Questo ci aiuta a rilassare la mente e ad aprire spazi per nuove idee e soluzioni creative.

5. Bonus: migliorare la produttività come felice conseguenza! 🙂 Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, prendersi delle pause regolari può effettivamente migliorare la produttività. Quando permettiamo al nostro corpo e alla nostra mente di riposare e rigenerarsi, siamo in grado di affrontare le attività con maggiore energia e concentrazione. Le pause ci aiutano a evitare l’esaurimento, a mantenere un livello di energia sostenibile nel tempo e a lavorare in modo più efficiente. Quindi, prenditi quelle pause senza sensi di colpa e godi dei benefici che ne derivano!

In conclusione, prendersi delle pause regolari durante la giornata è essenziale per il benessere mentale, la creatività e la produttività. 

Scegli momenti di pausa che funzionano per te e sfruttali al meglio.

 Non dimenticare di dedicare del tempo a te, perché il tuo equilibrio e la tua felicità sono altrettanto importanti della produttività!

Stai per caso procrastinando? La legge di Parkinson ti può aiutare!

di con Nessun commento Produttività

In questo articolo scoprirai 3 consigli per sfruttare la legge di Parkinson a tuo vantaggio!

Sei anche tu vittima della sindrome del “lo farò dopo”?

Se la risposta è sì, allora sai di cosa sto parlando. La procrastinazione è l’arte di rimandare, di posticipare, di rinviare qualcosa che dovrebbe essere fatto oggi, domani o la settimana prossima. Ma, alla fine, ciò che è rimasto inevitabilmente è un senso di colpa e stress che ci attanaglia.

Non preoccuparti, la procrastinazione riguarda più dell’80% dei lavoratori. Oggi voglio condividere con te alcuni consigli sulla base della legge di Parkinson, che possono aiutarti a superare questa sindrome una volta per tutte.

La Legge di Parkinson afferma che “il lavoro si espanderà in modo da occupare tutto il tempo disponibile per il suo completamento“.

Ciò significa che, se hai due ore per fare una presentazione, ci vorranno due ore per completarla. Questo comporta che tenderai inesorabilmente a ridurti all’ultimo e procrastinare l’esecuzione di quella attività.

 

Ecco 3 consigli per sfruttare la legge di Parkinson a tuo vantaggio:

  1. Crea un senso di urgenza e lavora come se avessi metà del tempo a disposizione. Spesso, quando abbiamo molto tempo a disposizione, tendiamo a diventare pigri e a procrastinare, ma quando siamo sotto pressione, diventiamo più produttivi e troviamo il modo di completare i compiti in modo efficiente. Una delle migliori tecniche per creare un senso di urgenza è impostare scadenze artificiali.
  1. Inizia l’attività, anche solo per due minuti. Il cervello entrerà in “modalità lavoro” e sarà più facile continuare. Spesso, la procrastinazione si basa sulla paura dell’ignoto o sulla paura di fallire, ma quando iniziamo a lavorare, il nostro cervello inizia a concentrarsi su cosa sta facendo, lasciando la presa su ciò che deve ancora fare. Imposta un timer per solo due minuti; dopo due minuti, puoi decidere se continuare o fermarti. La maggior parte delle volte, una volta che hai iniziato, vedrai che sarà molto più facile continuare.
  1. Fissa una ricompensa al termine dell’attività! Decidi un premio da concederti una volta terminata l’attività, ti aiuterà a portare avanti il compito sapendo che alla fine ti aspetta una ricompensa. La ricompensa può essere qualcosa di semplice, l’importante è che sia una cosa che ti piace e che ti motivi a terminare l’attività entro i tempi stabiliti.

 

Spero che questi consigli ti siano stati utili e ti auguro buona fortuna nella tua lotta contro la procrastinazione!