Buoni propositi? No grazie!

Inizio di un nuovo anno, inizio di nuove pressioni. Sembra che ogni gennaio ci si trovi davanti a un gigantesco tabellone dei buoni propositi: obiettivi annuali, semestrali, trimestrali, ognuno accompagnato da una miriade di sottogoal. Ma siamo sicuri sia la cosa giusta?

Questo fenomeno peculiare di gennaio (ma anche un po’ di settembre) non solo genera ansia, ma si riflette in maniera sempre più intensa nei contenuti online, trasformando la pianificazione dell’anno in una fonte di stress anziché di ispirazione.

Come Professional Organizer, non posso che sostenere l’importanza di lavorare in maniera organizzata. Tuttavia, per chi mi segue, sa bene che per me l’organizzazione non è mai un fine, ma un mezzo. Un mezzo per semplificare il lavoro e la vita, per rendere la giornata lavorativa non solo più efficiente, ma anche più serena.

Fissare gli obiettivi già per la fine dell’anno è senza dubbio utile, ma non sempre realistico. Ancor meno lo è caricarsi di un lavoro di pianificazione intenso subito a inizio anno. Per alcuni può funzionare, ma non è una regola universale.

Specialmente se venite da un periodo che su carta dovrebbe essere riposante come le ferie di Natale, ma che poi nella pratica non lo è stato per mille motivi, approcciarsi in questo modo ai buoni propositi e alla pianificazione può essere controproducente.

Questo gennaio, vi invito a un approccio differente. Nella miei ultima newsletter, sia quella di dicembre che quella di gennaio, ho scelto di non concentrarmi sui buoni propositi o sulla revisione dell’anno.

La verità è che la proattività non sempre riflette le reali energie a nostra disposizione. Inserire troppi obiettivi può tradursi in un sovraccarico

Quindi, il mio consiglio? Fermati un momento.

Se la pianificazione ti stressa, mettila da parte. Invece di concentrarti su ciò che devi fare, rifletti su come vuoi sentirti nel nuovo anno e su cosa vuoi davvero ottenere. Elabora una tua personalissima vision e permettiti di popolarla di tutti i successi che vuoi.

Partire da ciò che desideri, anziché da ciò che devi fare, porta benefici non solo alla salute mentale, ma anche all’efficacia e alla produttività.

Una volta definita la tua visione, inizia a integrare gradualmente progetti, attività e obiettivi. Questo approccio ti permetterà di essere più realistico, tenendo conto delle energie che effettivamente hai a disposizione.

Ricordiamoci: la pianificazione è uno strumento, non un fine. Lasciamoci guidare dalla nostra visione personale e riscopriamo la serenità nel nostro lavoro e nella nostra vita quotidiana.

Buon anno!

I miei 5 strumenti preferiti per l’organizzazione

Benvenuti! In questo articolo condividerò con voi i miei strumenti preferiti per l'organizzazione. DISCLAIMER: ritengo fondamentale sottolineare che prima di immergersi nei vari strumenti di organizzazione, è cruciale valutare l'approccio e la strategia da adottare per apportare modifiche significative all'organizzazione. Se vi sentite stanchi e affaticati a fine giornata a causa di una gestione inefficace del tempo, non ha senso scaricare la prima app di lista attività che incontrate. È essenziale, piuttosto, analizzare in dettaglio le vostre attività quotidiane, comprenderne i tempi di esecuzione e condurre una valutazione accurata della situazione prima di cercare soluzioni.

Toggl: Il Mio Alleato nella Gestione del Tempo

In termini di gestione del tempo, il mio strumento preferito è senza dubbio Toggl. Ne ho recentemente parlato anche su Instagram. Toggl mi consente di monitorare attentamente quanto tempo dedico a ciascuna attività. L’ho adottato soprattutto quando ho iniziato a gestire più clienti, permettendomi di organizzare la mia settimana in base agli impegni specifici di ciascun cliente.

Un vantaggio notevole è che, prima di iniziare un’attività, devo registrare il tempo impiegato. Questo mi offre una duplice utilità: mi fornisce un input per iniziare l’attività e mi rende più consapevole del tempo che intendo dedicarle.

To-Do List Integrata con Notion: Il Mio Metodo Kanban

Per la gestione delle attività quotidiane, utilizzo una to-do list integrata con Notion. La strutturo seguendo il metodo Kanban, classificando le attività in base al loro stato di avanzamento: da fare, in corso o completate. Questo sistema mi consente di visualizzare chiaramente il progresso delle attività e di spostarle di categoria una volta completate.

In situazioni di particolare confusione o quando ho bisogno di una chiara visione delle mie attività, effettuo un “brain dump” su carta. Questo processo cartaceo consiste nel riportare su carta tutte le attività, i pensieri e le idee che riguardano il mio lavoro, consentendomi di organizzarle in progetti e attività specifiche.

Appunti Veloci con Google Keep

Quando mi vengono idee improvvisamente o ricordo cose da fare mentre sono fuori casa, ricorro a Google Keep. Questa app intuitiva mi serve come base di appoggio per appunti veloci. Una volta a casa, consulto l’app da desktop e organizzo le note in modo leggibile su Notion. Google Keep è molto flessibile: puoi inserirci foto oltre che testi e puoi personalizzare i “post it” con diversi colori, oltre che inserire delle vere e proprie checklist a spunta.

Notion: Il Mio Secondo Cervello per la Gestione

Passando alla gestione dei progetti, vorrei dedicare un focus a Notion. In realtà, lo utilizzo per praticamente tutto. Notion è come un secondo cervello per me, funzionando in qualsiasi contesto e rimanendo sempre a portata di mano, grazie anche all’applicazione sul mio cellulare.

Lo sfrutto come agenda per le cose da fare, come sistema di progetti con cartelle dedicate per ciascun cliente, garantendomi un controllo totale sulle attività per ogni cliente. Inoltre, lo uso per sviluppare idee progettuali e tengo traccia dei miei piani editoriali per YouTube, Instagram e il blog. Notion è diventato essenziale nella mia vita professionale e personale, aiutandomi persino a gestire attività quotidiane (c’è stato un periodo in cui segnavo addirittura ogni quanto e quale pianta dovevo innaffiare…!)

Google Calendar: Organizzare il Tempo in Modo Efficace

Parlando di gestione del tempo, non posso non menzionare Google Calendar. Questo strumento è fondamentale per tenere traccia degli appuntamenti giornalieri e pianificare momenti specifici per particolari lavori. Ad esempio, se so di avere una mattina densa di consulenze e conversazioni, evito di sovraccaricare il pomeriggio con ulteriori impegni, prediligendo invece qualche ora di lettura o riflessione sul mio business. La funzionalità di calendario condiviso con mio marito rende ancora più agevole l’organizzazione familiare.

Archiviazione e Gestione dei Documenti: Locali e Google Drive

Per quanto riguarda l’archiviazione e la gestione dei documenti, preferisco utilizzare le cartelle locali del mio PC e Google Drive. Trovo estremamente comodo avere accesso immediato ai miei file. Inoltre, se devo scannerizzare e inviare un documento, l’app di Google Drive mi permette di catturare l’immagine, convertirla in PDF e salvarla nella cartella appropriata.

Per analisi di bilancio e CRM, Excel rimane la mia scelta principale. Nonostante esistano sistemi più avanzati, trovo che Excel sia ancora la soluzione migliore per la mia attività. La sua capacità di elaborare tabelle e dati rimane insuperata.

Conclusioni: trova ciò che funziona per te (and stick to it!)

Prima di concludere, vorrei sottolineare l’importanza di trovare gli strumenti che meglio si adattano al proprio modo di lavorare. Ognuno di noi ha preferenze e metodologie diverse, quindi è fondamentale sperimentare diverse applicazioni e scegliere quella che massimizza la propria produttività. Tuttavia, una volta trovata la soluzione ideale, è importante mantenerla e non continuare a cambiare strumenti in modo eccessivo, evitando di disperdere le informazioni tra troppe piattaforme diverse.

E con questo, concludo questa panoramica dei miei strumenti preferiti per l’organizzazione. Spero che alcuni di questi possano essere utili anche a voi. Ci vediamo nel prossimo articolo!

7 strategie vincenti per gestire al meglio il tuo tempo e organizzare il tuo lavoro

Scarica la mia guida gratuita per scoprire le 7 strategie vincenti in tema di organizzazione del lavoro!

Ebbene si, ho creato una guida gratuita che puoi scaricare cliccando sul pulsante “Newsletter” del mio footer (a anche QUI) per aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo e migliorare nell’organizzazione del lavoro.

Cosa troverai all’interno?

7 strategie per pianificare meglio le tue giornate e incrementare l’efficacia della tua gestione del tempo. Ciascuna strategia è pensata per risolvere uno specifico problema in tema di organizzazione, quale ad esempio la difficoltà a capire come impostare le priorità del giorno, la poca chiarezza nella definizione delle attività, le costanti disrazioni e la maledetta procrastinazione!

Se ti dovessi chiedere ora quale tra gli aspetti elencati sopra ritrovi nella tua vita lavorativa, sono abbastanza certa che li nomineresti tutti o quasi. Infatti, avere consapevolezza di cosa nello specifico non funziona nella gestione del lavoro e come risolverlo è un percorso complesso che – ironia della sorte! – richiede anch’esso tempo e motivazione.

La consulenza del Professional Organizer serve proprio a questo, a fornirti una guida per individuare i nodi cruciali, strutturare un piano d’azione che si basa sulle tue concrete necessità e festeggiare insieme a te i risultati raggiunti. Mi sono resa conto che cercare consigli su Google in tema di organizzazione è come capire che disturbo hai sulla base di un sintomo comparso: internet ti offrirà una rosa di malattie molto diverse tra di loro (una fra queste sarà sicuramente mortale!), creandoti ancora più confusione e smarrimento. Per questo motivo ho suddiviso le strategie di questa guida in tre pilastri portanti della produttività, di modo che potrai agevolmente ritrovare quella che ti serve sulla base dell’area di intervento individuata.

Per scoprire le 7 strategie ti invito a scaricare la guida; qui vorrei soffermarmi sul concetto di produttività intenzionale, al quale tengo particolarmente. La produttività è generalmente definita come l’attitudine a conseguire un risultato superiore ai mezzi impiegati. Il rapporto tra la quantità prodotta in una data unità di tempo e i mezzi impiegati per produrla.

Al giorno d’oggi il concetto di produttività è associato spesso al fare di più e più velocemente. Io sono convinta che massimizzare la produttività a tutti i costi sia controproducente e che avere una solida organizzazione personale ci possa avvicinare a un concetto di produttività dove i risultati lavorativi e una buona qualità di vita possano coesistere. Quando parlo di produttività, quindi, intendo sempre produttività intenzionale. C’è una bella differenza tra impegnarsi in mille progetti a caso e lavorare invece ai progetti giusti, che ti avvicinano ai tuoi obiettivi.

 Quando lavori, quindi, cerca sempre di bilanciare l’input con l’output. In questo modo saprai di star lavorando tanto, ma con costanza e ritmo. 

Dopo questa piccola riflessione ti lascio alla lettura della guida! Fammi sapere cosa ne pensi!

 

Alessandra

 

Procrastinazione e vita da freelance

Ciao a tutti! Oggi parleremo di un problema che riguarda molti freelance: la procrastinazione.

La vita del freelance può essere connotata da grande flessibilità, di impegni, di scadenze o di obiettivi lavorativi. Questa flessibilità, che ovviamente è il grande vantaggio della vita del freelance, nasconde anche una grande insidia, ovvero la procrastinazione. Quando si lavora da soli senza un capo che ci supervisiona o con scadenze variabili, può essere difficile mantenere alta la concentrazione e la produttività. Ma non preoccuparti, perché in questo video ti darò cinque consigli per affrontare la procrastinazione e lavorare con efficacia.

Consiglio numero uno: stabilisci un piano di lavoro. Quando si lavora come freelance, ci possono essere molte attività da svolgere, perché si hanno clienti diversi o perché svogli mansioni diverse tra loro. Questo può portare a non avere piani chiari e precisi sui compiti da svolgere di giorno in giorno o di settimana in settimana, aumentando il rischio di sopraffazione e quindi di procrastinazione. Quindi, la prima cosa che ti consiglio di fare è pianificare la tua giornata. Gli strumenti che consiglio sempre ai miei clienti sono la matrice di Eisenhower e la to-do list.

Decidi quindi le attività del giorno e assegna loro la giusta priorità. Ciò ti aiuterà a rimanere concentrato e concentrata sui tuoi obiettivi e a gestire il tuo tempo in modo più efficace.

Consiglio numero due: crea una routine. Quando si lavora come freelance, spesso e volentieri si ha maggiore libertà di organizzare il proprio tempo e la propria routine come meglio si crede. Ma attenzione! Questo non vuol dire svegliarsi la mattina ed essere in balia degli eventi. Senza una routine ben definita, è facile perdere di vista il tempo e procrastinare.

Innanzitutto, è importante stabilire degli orari fissi per il lavoro. Può essere che ogni giorno della settimana sia diverso, va bene anche stabilire degli orari di massima di giorno in giorno, ma assicurati di farlo al mattino, così da prendere un impegno mentale. Inoltre, scegli un luogo fisso dove lavorare anche della casa, in modo da creare un’associazione mentale tra quel luogo e il lavoro. Questo ti aiuterà a entrare (e uscire) in modalità “lavoro” più facilmente.

Da ultimo, stabilisci delle pause regolari durante la giornata. Prenditi del tempo per fare una breve passeggiata all’aperto, fare uno spuntino o persino fare una breve siesta, se ti aiuta a ricaricare le batterie. Ciò ti aiuterà a non dissipare tutte le tue energie, arrivando a fine giornata a pezzi.

Consiglio numero tre: riduci al minimo le distrazioni! Individua ciò che per te rappresenta una distrazione, come i social media o la mail o lo smartphone. Quindi, cerca di ridurle al minimo. Disattiva le notifiche dei social media, non tenere aperta la posta elettronica, metti in silenzioso il telefono. Se lavori da casa, cerca di stabilire dei tempi in cui dedicare a quelle attività tipo fare la lavatrice o la lavastoviglie che sono necessarie sicuramente e possono essere delle pause efficaci se riesci a rilassarti, ma non devono toglierti tutto il tempo.

Consiglio numero quattro: programma delle riunioni con te stess*.  Quando si lavora come freelance, è facile perdere di vista gli obiettivi a lungo termine e concentrarsi solo sui compiti quotidiani. Per evitare che questo accada, pianifica delle riunioni a intervalli regolari. Durante queste riunioni, prenditi il tempo per riflettere sui tuoi progressi, rivedere i tuoi obiettivi e pianificare la prossima settimana o il prossimo mese.

In questo modo, potrete mantenere il controllo sul tuo lavoro, monitorare i tuoi progressi nel tempo e ridurre il rischio di procrastinare attività che sai che vanno portate avanti.

Consiglio numero cinque: trova un accountabuddy.  A volte, quando lavoriamo da soli, ci manca l’ispirazione o la motivazione per fare il nostro lavoro. Avere un collega “accountabuddy” può aiutare a risolvere questo problema, non solo per sentirsi meno soli, ma anche perché dire a qualcuno che farete una cosa è una presa di responsabilità e lavorerai anche solo per non venire meno a questo impegno di farvi vedere coerenti.

Scegli un collega con cui potete condividere i vostri obiettivi e che ti chiederà conto del tuo lavoro. Puoi concordare di avere una riunione settimanale in cui vi scambiate idee e vi incoraggiate reciprocamente a continuare a lavorare verso i vostri obiettivi oppure, come faccio io ogni tanto, entrare in zoom call per lavorare.

In questo modo, non solo avrai un supporto emotivo, ma sarai anche più motivat* a lavorare sodo per raggiungere i tuoi obiettivi.

Ecco i miei cinque consigli su come essere produttivi come freelance anche senza un capo che ti supervisioni. Spero che questi consigli possano essere utili! Se hai altri suggerimenti o tecniche che usi per evitare la procrastinazione, lascia un commento qui sotto!

Chi è e come può aiutarti il Professional Organizer

Che lavoro fa il Professional Organizer?

Il Professional Organizer, secondo la definizione di APOI – Associazione Professional Organizer Italia “fornisce informazioni, strategie e supporto per aiutare le persone ad organizzarsi. Assiste i clienti a trovare equilibrio, restituire ordine e massimizzare le proprie risorse. Con l’utilizzo di sistemi organizzativi personalizzati e l’insegnamento di abilità di organizzazione, aiuta le persone, le organizzazioni, le aziende a prendere il controllo di ciò che li circonda, del loro tempo, dello spazio, dei cumuli di documenti e oggetti, delle loro vite”.

Il Professional Organizer (P.O.) è quindi la figura professionale di riferimento in tema di organizzazione personale.

Il lavoro del Professional Organizer ha avuto origine negli Stati Uniti negli anni ’80, ma si è diffuso in Italia solo negli ultimi anni. Un contributo fondamentale alla diffusione della professione è stato dato da APOI, l’Associazione dei P.O. che risponde alle “Disposizioni in materia di professioni non organizzate” ai sensi della legge 14 gennaio 2013 , n. 4.

Quando sono venuta a conoscenza della professione di P.O. e di APOI, non ho dubitato di associarmi neanche per un secondo. I motivi sono diversi:

Primo tra tutti, associarsi ad APOI significa essere riconosciuta come professionista, dando valore alla mia reputazione e credibilità. Sottoscrivo il codice etico di APOI che guida la mia condotta con i clienti e ogni anno ho l’obbligo di maturare i crediti formativi che vengono rilasciati in sede di aggiornamento professionale.

Il secondo motivo è che credo fortemente nella collaborazione tra professionisti ed APOI rappresenta una bellissima occasione di networking tra colleghi. 

Ho conosciuto persone fantastiche e professionisti dai quali imparare costantemente.

Che lavoro NON fa il Professional Organizer?

Ci tengo a chiarire anche di cosa non si occupa il Professional Organizer, indipendentemente dall’ambito di specializzazione.

Innanzitutto, il P.O. non decide al posto tuo: che sia cosa buttare del tuo armadio, che scelte lavorative fare, cosa dire ai tuoi figli.

Il Professional Organizer ti consiglia e ti segue sulla base delle informazioni condivise, ma non si sostituisce alla tua figura.

In secondo luogo, il Professional Organizer non è uno psicoterapeuta e non fornisce consulenza psicologica.

Dal mio punto di vista il supporto emotivo del P.O. è fondamentale per creare un legale di fiducia e di accettazione priva di giudizio che permetta al cliente di percepire sicurezza psicologica nell’affrontare il percorso.

Il P.O., tuttavia, non deve sostituirsi al lavoro dello psicologo, dello psicoterapeuta o dello psichiatra, che sono professionisti della salute mentale.

Da ultimo, il P.O. non è un Assistente Virtuale. Alcuni P.O. sono anche Assistenti Virtuali, in quanto le figure condividono alcuni aspetti della loro attività, come l’organizzazione e la semplificazione della vita dei propri clienti.

Tuttavia, la loro attività è differente per natura e per modalità di svolgimento. L’Assistente Virtuale (VA) può fornire servizi di supporto amministrativo, come la gestione dell’e-mail, l’organizzazione degli appuntamenti, la pianificazione di viaggi, la creazione di report e la gestione dei social media, tutto in modalità telematica.

Il P.O. si occupa della strategia dietro l’operatività, offre supporto nella elaborazione del metodo; può lavorare da remoto, ma certamente anche di persona.

In che ambiti lavora il Professional Organizer?

Il P.O. può offrire i suoi servizi nei seguenti ambiti:

  • Casa
  • Famiglia
  • Lavoro
  • Tempo
  • Gestione dei cambiamenti
  • Disorganizzazione cronica
Io mi occupo di aiutare liberi professionisti e aziende nella gestione dei flussi di lavoro, al fine di migliorare l’organizzazione e la produttività dei lavoratori.
Ovviamente le varie specializzazioni sono vasi comunicanti, per cui quando parlo con i miei clienti di lavoro parlo anche di gestione del tempo e li supporto nelle fasi di cambiamento della loro vita lavorativa.
 

Con questo articolo spero di averti chiarito dubbi e domande rispetto alla mia professione. Ogni Professional Organizer ha il proprio modo di lavorare e i propri servizi, se vuoi conoscere i miei clicca qui!